Proposta pedagógica — por validar pela Ologa/ATDI. Este conteúdo é um rascunho preparado pela equipa. A sua disponibilidade na plataforma não significa aprovação nem validação técnica.
Duração prevista: 105 minutos.
Como o tempo desta lição está distribuído
- Acolhimento e objectivos: 10 minutos.
- Exposição: 25 minutos.
- Actividade prática: 60 minutos.
- Partilha e síntese: 10 minutos.
Objectivos de aprendizagem
No fim desta lição, a pessoa formanda deve ser capaz de:
- Traduzir um diagnóstico num plano com três objectivos e prazos.
- Aplicar dois critérios de priorização a uma lista de iniciativas.
- Identificar dependências e riscos de cada iniciativa escolhida.
Explicação
Estratégia, aqui, é a escolha do que não se vai fazer este ano. Instituições com quinze projectos simultâneos costumam concluir poucos; a limitação raramente é de ideias, é de atenção da direcção e de pessoas disponíveis.
Dois critérios de priorização bastam e são defensáveis perante terceiros. Primeiro: valor para o utente — quantas pessoas beneficiam e quanto lhes é devolvido em tempo ou em acesso. Segundo: exequibilidade — depende de nós ou de terceiros, exige norma nova, exige orçamento novo, exige competência que não temos. Cruzados, os dois critérios produzem uma ordem que se explica em duas frases.
Um plano útil cabe numa página: três objectivos, cada um com resultado esperado, responsável, prazo e indicador. Planos extensos protegem quem os escreve e não ajudam quem os executa.
Dependências devem ser explícitas: iniciativa que depende de outro organismo, de aquisição, de alteração de norma ou de formação prévia. A dependência não impede o arranque, mas determina por onde se começa: normalmente pelo pedido formal que tem o prazo mais longo.
Riscos registam-se com a mesma disciplina: o que pode correr mal, qual é o sinal de que está a correr mal, e o que se faz nesse caso. Três riscos bem acompanhados valem mais do que uma matriz com trinta.
Exemplo no contexto dos serviços públicos
Cenário fictício, elaborado para exercício. Não corresponde a nenhuma instituição ou pessoa real.
Quinze ideias, três decisões (cenário fictício)
Uma direcção fictícia lista quinze iniciativas. Ao cruzar valor com exequibilidade, sobram três: reescrever a informação à entrada do serviço, eliminar a exigência de um documento interno e nomear responsável pelo registo de dados.
As três dependem apenas da própria direcção, custam tempo e não orçamento, e produzem efeito em semanas. As restantes doze ficam numa lista datada, para reavaliação no trimestre seguinte — não são apagadas, são adiadas com registo.
Actividade prática
Tempo: 60 minutos de trabalho, em grupos de três, seguidos de 10 minutos de partilha e síntese em plenário.
Partindo do diagnóstico do módulo 1, listem oito iniciativas possíveis.
Classifiquem cada uma quanto a valor para o utente e exequibilidade, numa escala de três níveis.
Escrevam o plano de uma página com as três escolhidas: resultado, responsável, prazo, indicador, dependências e riscos.
Produto esperado: plano de uma página com três objectivos completos e a lista datada das iniciativas adiadas.
Síntese em leitura fácil
- Estratégia é decidir o que não se faz este ano.
- Escolha pelo valor para o utente e pela exequibilidade.
- O plano cabe numa página: resultado, responsável, prazo, indicador.
- Escreva as dependências e comece pelo pedido mais demorado.
Verificação formativa
Estas perguntas não contam para a nota final e não são perguntas do exame final. Servem para a pessoa formanda confirmar o que percebeu.
Pergunta 1. Porque é que um plano com quinze projectos costuma falhar?
Resposta: Porque a atenção da direcção e as pessoas disponíveis são limitadas.
Comentário: Reduzir o número em curso aumenta a taxa de conclusão sem custo adicional.
Pergunta 2. O que fazer às iniciativas não escolhidas?
Resposta: Guardar numa lista datada para reavaliação, em vez de as apagar.
Comentário: Manter registo evita que a mesma discussão se repita de três em três meses.