Tecnologias Digitais para o Serviço Público

Duração: 75 minutos (explicação 25, actividade 40, verificação 10). Tópicos dos TdR: Sistema de Gestão Documental; Sistema de Assinatura Digital.

Objectivos

• Registar, classificar e encaminhar um documento num sistema de gestão documental.
• Explicar a diferença entre assinatura digital e imagem digitalizada de uma assinatura.
• Identificar quando um documento assinado digitalmente deve ser verificado antes de ser aceite.

Gestão documental

Um sistema de gestão documental acompanha o documento desde a entrada até ao arquivo: registo (número, data, remetente, assunto), classificação (tipo, processo a que pertence, grau de acesso), encaminhamento (a quem vai, com que prazo), despacho e arquivo. O valor está em saber sempre onde está o documento, quem o tem e o que falta fazer — e em responder ao cidadão sem 'o papel perdeu-se'.

Um bom registo tem assunto descritivo, número único, ligação ao processo e grau de acesso correcto (documentos com dados pessoais não ficam visíveis a toda a instituição).

Assinatura digital ≠ imagem de assinatura

Colar a imagem digitalizada de uma assinatura num PDF não prova quem assinou nem que o documento não foi alterado: qualquer pessoa pode copiar essa imagem. Uma assinatura digital usa um certificado associado ao signatário e técnicas criptográficas; permite verificar quem assinou e detectar qualquer alteração posterior.

Os procedimentos concretos para obter certificado e assinar no Sistema de Assinatura Digital do Estado são definidos pela entidade gestora e seguem as instruções da sua instituição. O valor jurídico de cada tipo de assinatura depende da legislação aplicável; em caso de dúvida, consulte o jurista da instituição.

Não confundir

• Assinatura digital ≠ imagem de assinatura colada.
• Digitalizar um papel ≠ ter um documento registado e rastreável.

Caso fictício: Conselho Municipal da Vila de Namaacha (fictício)

Chegam à secretaria, no mesmo dia, três documentos. O secretário, Sr. Rui Tembe, tem de os registar e encaminhar. Um deles é um PDF com uma 'assinatura' que parece digitalizada.

Documentos de exemplo (fictícios)

Documento 1 — Requerimento (fictício)

• Requerente: Marta Nhaca. Data: 22/09/2026.
• Assunto: Pedido de licença para banca no mercado municipal.
• Contém: cópia do BI (dado pessoal).

Documento 2 — Ofício (fictício)

• De: Direcção Provincial de Obras Públicas (fictícia). Ref.ª 88/DPOP/2026.
• Assunto: Pedido de informação sobre obras de drenagem, resposta em 10 dias úteis.

Documento 3 — Declaração em PDF (fictícia)

• Declaração de uma empresa fornecedora com imagem de assinatura e carimbo colados. Ao abrir, o leitor de PDF não mostra nenhuma informação de assinatura digital.

Livro de registo (modelo)

• N.º | Data | Remetente | Assunto | Processo | Grau de acesso | Encaminhado a | Prazo

Actividade

SIMULAÇÃO DIDÁCTICA: os dados, nomes e documentos abaixo são fictícios. Não é uma cópia do sistema real e não usa nenhum acesso real. Não escreva aqui palavras-passe nem dados verdadeiros.

Em grupos de três (25 min): registem os três documentos no modelo, atribuindo números CMVN/2026/0301 a 0303. Plenário (15 min).

1. Preencher uma linha por documento, com processo, grau de acesso, destino e prazo.
2. Documento 3: pode ser tratado como assinado digitalmente? O que fazer?

Versão em papel: respostas esperadas

Documento 1

CMVN/2026/0301; 22/09/2026; Marta Nhaca; licença de banca no mercado; processo de licenciamento; acesso restrito (contém BI); encaminhado ao sector de mercados; prazo interno definido.

Documento 2

CMVN/2026/0302; DPOP ref.ª 88/DPOP/2026; informação sobre drenagem; processo de obras; acesso interno; encaminhado ao sector de obras; prazo de 10 dias úteis anotado.

Documento 3

CMVN/2026/0303; não é assinatura digital — é imagem colada, sem informação de assinatura verificável. Registar como tal e, se for exigida assinatura válida, pedir ao fornecedor o documento assinado digitalmente ou o original, conforme regras aplicáveis.

Verifique o que aprendeu

Questão 1

Um PDF tem a imagem da assinatura do director colada. Isso garante que foi o director que o aprovou?

1. Sim, a imagem é dele.
2. Não: a imagem pode ser copiada e não permite verificar autoria nem alterações.
3. Sim, se o PDF tiver carimbo.

Questão 2

Porque se atribui um grau de acesso ao registar um requerimento com cópia do BI?

1. Para limitar a visibilidade de dados pessoais a quem precisa deles.
2. Porque todos os documentos devem ser secretos.
3. Não é necessário.

Em leitura fácil

• Cada documento recebe um número e uma data.
• Assim sabemos sempre onde está.
• Documentos com dados pessoais têm acesso limitado.
• Uma imagem de assinatura não é assinatura digital.
• A assinatura digital mostra quem assinou e se o documento mudou.

Fontes

• TdR, secção 6.6 (Sistema de Gestão Documental; Sistema de Assinatura Digital) — Tópicos do programa.
• ATDI, IP — Agência de Transformação Digital e Inovação (https://atdi.gov.mz/) — Entidade de referência para a transformação digital do Estado. Consultado a 27/09/2026.