Implementação e Mudança Institucional

Proposta pedagógica — por validar pela Ologa/ATDI. Este conteúdo é um rascunho preparado pela equipa. A sua disponibilidade na plataforma não significa aprovação nem validação técnica.

Duração prevista: 105 minutos.

Como o tempo desta lição está distribuído

• Acolhimento e objectivos: 10 minutos.
• Exposição: 25 minutos.
• Actividade prática: 60 minutos.
• Partilha e síntese: 10 minutos.

Objectivos de aprendizagem

No fim desta lição, a pessoa formanda deve ser capaz de:

• Distribuir responsabilidades de um projecto digital por papéis definidos.
• Identificar lacunas de competências da equipa e a forma de as cobrir.
• Explicar a diferença entre responsável pelo serviço e responsável pelo sistema.

Explicação

Projectos digitais falham mais por falta de dono do que por falta de tecnologia. É preciso distinguir dois papéis que frequentemente se confundem: o responsável pelo serviço, que responde pelo resultado para o utente e decide regras; e o responsável pelo sistema, que responde pelo funcionamento técnico. Quando os dois são a mesma pessoa, ou quando não existe o primeiro, as decisões de serviço passam a ser tomadas por critério técnico.

Quatro papéis chegam para a maior parte dos casos: quem decide, quem executa, quem é consultado e quem é informado. Escrever isto para cada decisão importante evita a paralisia de espera mútua e o seu contrário, a decisão tomada por quem não tinha mandato.

As competências necessárias dividem-se em três grupos: competências de serviço, como conhecer o procedimento e a norma; competências de dados, como saber registar, verificar e interpretar; e competências digitais de base, comuns a toda a equipa. A lacuna mais frequente é a segunda e a menos reconhecida também.

Cobrir uma lacuna nem sempre é formar. Pode ser contratar apoio pontual, partilhar competência com outro organismo, ou simplificar o processo até ao ponto em que a competência deixa de ser necessária. A última opção é a mais barata e a mais esquecida.

Finalmente, a dependência de um único fornecedor ou de uma única pessoa é um risco de continuidade. O mínimo exigível é documentação escrita do que existe, acesso administrativo em posse da instituição e mais do que uma pessoa capaz de executar cada tarefa crítica.

Exemplo no contexto dos serviços públicos

Cenário fictício, elaborado para exercício. Não corresponde a nenhuma instituição ou pessoa real.

O sistema que só uma pessoa sabia usar (cenário fictício)

Num serviço fictício, apenas um técnico sabia gerar o mapa mensal a partir do sistema. Durante a sua ausência de duas semanas, o mapa não foi produzido e a direcção decidiu sem dados.

A resposta adoptada teve três partes: escrever o procedimento em duas páginas, formar uma segunda pessoa, e guardar as credenciais administrativas em cofre da instituição e não com o técnico.

Nenhuma das três exigiu investimento; exigiram decisão e uma manhã de trabalho.

Actividade prática

Tempo: 60 minutos de trabalho, individual, com discussão final, seguidos de 10 minutos de partilha e síntese em plenário.

Escolha uma das três iniciativas do plano da lição anterior.

Preencha uma matriz de papéis para as cinco decisões mais importantes dessa iniciativa.

Liste as competências necessárias, assinale as lacunas e indique como cobre cada uma: formar, contratar, partilhar ou simplificar.

Produto esperado: matriz de papéis com cinco decisões e quadro de competências com a forma de cobertura de cada lacuna.

Síntese em leitura fácil

• Quem responde pelo serviço não é a mesma pessoa que responde pelo sistema.
• Para cada decisão, escreva quem decide, quem executa, quem é consultado e quem é informado.
• Nem toda a lacuna se resolve com formação.
• Se só uma pessoa sabe fazer, isso é um risco.

Verificação formativa

Estas perguntas não contam para a nota final e não são perguntas do exame final. Servem para a pessoa formanda confirmar o que percebeu.